Como atualizar uma planilha com dados de outra automaticamente? #001

Para atualizar uma planilha com dados de outra automaticamente vamos utilizar o PROCV. Por exemplo, verifique o preço de uma peça automotiva usando o número da peça. Ou pesquise o nome de um cliente usando o código do cliente.

Em uma forma mais simples, a função PROCV pega um valor de uma planilha e leva para outra:

=PROCV(O valor que deseja pesquisar, intervalo de células com origem dos dados, o número da coluna no intervalo que contém o valor desejado, utilize FALSO para correspondência exata).

Nesse vídeo, trabalho com uma fábrica de BOLOS onde descrevo como utilizar, na prática, o PROCV para levar a descrição e unidade do produto da planilha de CADASTRO para a planilha de ingredientes da receita.

O cadastro de ingredientes do bolo irá formar a composição do produto, responsável por descrever o que é necessário para produzir mas principalmente para permitir forma o custo variável do produto.

Veja outros casos onde o PROCV apresenta ótimos resultados

• Levar dados de clientes de uma planilha para o pedido
• Preencher LEADS de clientes com dados de email e telefone
• Unificar dados de várias planilha em uma única planilha para criar uma tabela dinâmica
• Montar uma base de dados organizando os registros para migrar de sistema.

Dica: Lembre se de utilizar o F4 para fixar o range “Intervalo” de células de origem antes de copiar a fórmula para outras células.

Esse tópico responde também as seguintes questões:

• Como utilizar a função PROCV no Excel?
• Com funciona o PROCV?
• Como usar o PROCV passo a passo?
• Como juntar informações de sua planilhas no Excel?
• O que é consolidar planilhas no Excel?
• Como importar dados de outra aba da mesma planilha?
• Como copiar o valor de uma célula para outra automaticamente?

Índice transcrito do vídeo: Como atualizar uma planilha com dados de outra automaticamente?

Transcrição aos 2s
Neste primeiro vídeo, nós vamos aprender uma coisa que eu, como gestor de empresa, preciso várias vezes, principalmente pela minha atividade, transferir ou fazer com que a informação de uma planilha conste em outra. Então, neste cenário, a gente utiliza no Excel uma forma uma fórmula específica chamada PROCV ou PRO CV. E essa fórmula o que ela faz? Com base em um índice de uma tabela, ela leva a informação para outra tabela. Vai ser bem legal porque você vai ver que dá para usar em vários cenários. Por exemplo, se você tem um relatório com informações de produto numa planilha e o relatório de vendas numa outra, vai constar um campo de uma para outra. Então você vai utilizar a função PROCV. Mão na massa aqui, mas antes deixem eu combinar com vocês o seguinte:
 Vamos criar um cenário, não sei se vocês já assistiram ao meu vídeo sobre custo variável, no qual explico toda a abordagem sobre custos. No entanto, é necessário que a ideia seja criar um cadastro de produto e que todos saibam que está ocorrendo. Além disso, é importante que a ideia seja criar um cadastro de produto, não importa se você está começando uma empresa agora, ou já trabalha em uma indústria ou uma empresa ou ainda estão planejando para começar implantar em sua própria empresa.

Transcrição aos 98s
Nesse cenário a gente precisa de uma visão comum. Eu achei a principal perspectiva aqui como se estivéssemos planejando abrir uma casa de bolos ou uma padaria. Então o que nós vamos fazer? Seria como se pegasse um livro de receitas e o colocasse no Excel. A partir de agora, teremos os ingredientes, o produto que está sendo confeccionado o bolo, para podermos aplicar a fórmula PROC CV em um cenário real. Além de poder ter essa planilha para controlar o seu custo, também é possível visualizar outros cenários do seu dia a dia em que precisa transferir informações de uma planilha para outra. 

Então:

1) você vai em arquivo, cria um arquivo novo e vai começar com o cadastro em si.
2) Vamos começar com os cabeçalhos do nosso cadastro, os campos. No primeiro campo nós vamos chamar de código. Aliás, o código é o elo que vai ligar as duas coisas, o código do produto aqui e o código lá. Você vai poder ver no seu dia a dia que de repente você tem, por exemplo, no cadastro de pessoas o CPF ou o CNPJ, que é um código.

Transcrição aos (03:09)
Agora, o código é importante que ele seja único e que lá nessa planilha de cadastro ele esteja também ordenado. Depois eu também mostro durante os vídeos como ordenar. Nesse cenário, acabamos de criar aqui o “campinho” código que vai ser o código do nosso produto. 

Ele vai poder ser composto por números, números e letras ou letras conforme for a sua realidade. 

Para nós, eu vou trabalhar com número que fica mais simples. Então, nós vamos colocar código, aí nós vamos colocar um campinho que é bem importante para a gente saber o que é esse produto, chama-se descrição. E como o nosso objetivo é uma planilha para controlar o custo variável, nós vamos precisar da unidade. 

O que a gente precisa? 

Começar a colocar a receita. E como que a gente vai fazer isso? Aliás, como essa trilha de vídeos é excel para gestores, uma coisa que vocês vão ver eu falar muito nos vídeos é assim, “pense um pouquinho de como ela vai ser delegada/passada para outra pessoa poder utilizar”.

Transcrição aos 04:37
Então você vai sempre pensando em facilidades. De efeito didático, agora, até porque depois eu vou utilizar isso para ensinar outro conceito com vocês, eu vou fazer um cenário bem simplista que é criar uma aba, como se fossem páginas do caderno, para cada receita que a gente tenha. Então vamos voltar aqui, olha só. O que eu vou fazer? Aqui embaixo você tem uma opção chamada… É um botãozinho de “+”, onde pressionando você vai inserir… Ele vai inserir uma nova planilha. Como se fala? Fazer um bolo. Então eu vou chutar algumas coisas e você que entende de bolo aí com certeza vai falar “nossa, de excel até vai, mas de bolo, hein?” 

Bom, legal crie a aba “bolo de chocolate” e aí nesse cenário o que eu vou precisar? Imagina só, imagine que você esteja lendo o livro, o caderninho de receita. Quais itens que você vê lá no começo? Ingredientes, assim, não vê? Ingredientes, aí ele começa. Olha, dois ovos, meio litro de leite, uma xícara, tal, né? Então, o que nós vamos começar aqui, só que como nós vamos precisar amarrar uma coisa na outra, nós vamos chamar aqui de código do ingrediente.

Transcrição aos (06:37)
Vamos iniciar com o código do ingrediente. Legal. Aí nós vamos trazer para cá o que eu quero. Quando eu vier aqui, digitar um código, a descrição deve ser preenchida automaticamente. Nesse cadastro, vamos pensar já assim, o que eu tenho lá no cadastro. Eu vou lá e coloco uma farinha de trigo. Vou colocar o 1 aqui e eu quero que aqui desse lado, já conste, já traga para mim automaticamente farinha de trigo. Qual que é a ideia? Então, como que nós vamos fazer isso? Vamos iniciar o uso da fórmula. Para isso é interessante que você saiba que quando você constrói a sua planilha de origem, cada propriedade do cadastro, ou seja, cada campinho do cadastro, esteja em uma coluna do Excel aqui e cada pessoa ou cada produto esteja em uma linha do Excel, nessa ordem. Então, nesse cenário, nós temos aqui, olha, três colunas. Por que eu estou contando ela? Porque lá na hora de pegar a informação e falar para retornar, o Excel vai perguntar em qual coluna que está o valor que você está querendo recuperar. E aí eu vou ter que saber disso. No nosso caso é a coluna número 2.

Transcrição aos (08:48)
Então vamos a esse cenário. Mas antes de seguir pra lá, é interessante que a gente tenha mais de um campo aqui, mais de um registro, para que a gente já possa colocar aqui o 1, o 2, que vai ser, por exemplo, o leite. Então eu tenho que ir cadastrando eles aqui. Então vou fazer o cadastro rapidinho. O leite ele controlado em litros. Aí nós precisamos do que mais? O ovo é importante para fazer bolo. O ovo a gente compra em caixa. Em dúzia, mas quando a gente vai utilizar, a gente utiliza em unidade. Então nós vamos cadastrar também aqui em unidade. O que mais que vai? Eu lembro que minha mãe mandava eu ir comprar na padaria fermento. Então vai o fermento né então vai o fermento é fermento biológico se eu não me engano o nome fermento biológico vou por sem acento mesmo fermento biológico ok e o fermento a gente controla em quê? Em gramas né então me dei tantas gramas de fermento. Assim também vai ser colocado no bolo. O que mais que a gente vai precisar para fazer o bolo, o que mais que a gente vai precisar para fazer o bolo de chocolate?

Veja também: Como calcular o CUSTO DE UM PRODUTO? #009